Апостилювання – спосіб легалізації документів, підтвердження їх юридичної сили для іноземної держави. Протягом століть існувала зовнішня торгівля, політичні процеси, які сприяли всебічної інтеграції та міграції населення. У 20 столітті з-за різних політичних і економічних процесів ряд країн відмовився від багатоетапної процедури посвідчення юридичної значимості деяких документів. У 1961 році на Гаазькій конференції було прийнято рішення про легалізацію таких документів спеціальною печаткою квадратної або прямокутної форми, що містить інформацію про місце, дату і заверителе. Така печатка отримала назву апостиль. Росія приєдналася до цієї угоди офіційно в 1992 році.
Апостиль може підтверджувати підпис у документі, роль особи, яка виконала підпис, інколи може використовуватися для підтвердження легітимності штампа.
Цікаво: Система живлення 5:2 – корисне може бути приємним?
Форма апостиля
Апостиль не обов’язково повинен бути печаткою або штампом, передбачено використання гумових, рельєфних і сургучевих печаток і штампів, клею, спеціальних кольорових стрічок, стікерів. Апостиль може проставляти як на самому документі, так і на индивидульном аркуші, що скріплюється з цим документом. Відміну від загального зразка може призвести до юридичних тяганини – невизнання його при порушенні загальної форми завірення апостилем. Багато країн, які не є учасниками Гаазької конвенції, визнають силу апостилювання та приймають документи, завірені таким чином.
Як правило, апостиль являє собою квадратну друк (довжина і ширина якої можуть становити 9 см) у кінці завіряється документа на вільному місці в кінці документа або на його зворотному боці. Завіряється кожен документ тільки 1 раз. При наявності консульської завірення, апостиль не втрачає свого значення. В апостилі можуть бути використані міжнародні мови (французьку або англійську), а також державна мова країни запевнення. Зазвичай апостиль виконують з використанням та національного та одну з міжнародних мов.
Апостиль обов’язково містить інформацію наступного роду:
- Заголовок “APOSTILLE” (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Текст заголовка виконується французькою і не підлягає зміні;
- Місце апостилювання (вказується країна, місто, найменування установи або його представництва, виконав апостиль);
- Інформацію про посадову особу – його підпис, посада, прізвище;
- Датування,
- Порядковий номер;
- Штамп чи печатка (часто з гербом) інстанції, яка апостилировало документ.
При цьому апостиль нагадує болванку, в яку дописується необхідний текст (дата і т. д.), а вже її зміст власне запевняє штамів з назвою та гербом установи. Яка візує документ.
Що завіряється апостилем?
Для апостилювання підходять тільки офіційні довідки і документи таких типів:
Цікаво: Що таке апостиль?
- Судова документація;
- Адміністративна документація
- Нотаріальна документація;
- Позначки офіційного міжнародного характеру;
Судова документація включає в себе документи, які виходять від прокуратури, уповноважених судом посадових осіб , суду, представників виконавчої влади, органу, який представляє правову систему країни, наприклад, рішення та постанови суду, довідку про судимості (її наявності або відсутності).
Адміністративна документація представлені різноманітними свідоцтва, які видаються органами цивільного стану та сферою освітніх установ. До таких документів відносяться свідоцтва про соціальний статус (шлюб, розлучення), свідоцтво про народження дитини, смерті, про зміну прізвища, документи державного зразка про освіту і його статус
Нотаріальні акти, які підлягають засвідченню апостилем, — довіреності, інші засвідчені нотаріусом документи – згоди подружжя на різні дії, копії статутів та договорів
До позначок офіційного характеру можуть ставитися візи, печатка про місце реєстрації гостей, які не були підтверджені нотаріальними конторами, медичні довідки
Проте при укладенні спеціалізованих договорів між країнами та прийнятті спрощений спосіб надання документів, використання апостиля не може вимагатися. В цілому необхідність апостиля не передбачена відповідно до Гаазької конвенції для:
- Документів, які засвідчуються дипломатичними представниками та консулами, а також їх службами;
- для торгових та економічних документів, що представляють інтерес для митниці (договору на постачання і відвантаження товару, первинна бухгалтерська документація, опису майна, що перевозиться)
- на документів, що не має офіційного статусу , не видаються органами і нотаріусами;
- для документів, що засвідчують особу людини, його ставлення до якогось соціального прошарку і статусу (паспорти, водійські посвідчення, профспілкові і військові, студентські квитки, пенсійні документи)
Мінська конвенція, в якій брали участь країни СНД, позбавляє від необхідності використання апостиля при внутрішньому обміні документами.
Особливості запевнення
Завірятися апостилем можуть як нотаріальні копії, так і сам документ у відповідності з прийнятими обмеженнями – якщо апостиль не проставляється на офіційний папір, то її нотаріальна копія може бути легалізована. Необхідність звернення для проставлення апостиля в конкретний орган або його уповноважена установа, представництво територіального характеру залежить від сфери діяльності і застосування, до якої відноситься підтверджуваний документ, Термін запевнення може становити від кількох днів, якщо форма документа є стандартною, до місяця, якщо форма документа є не затвердженої і потрібне додаткове вивчення документа. Звернутися для легалізації в такі установи можна самостійно або через спеціалізовані приватні організації. Російське законодавство передбачає описаний нижче комплект документів для засвідчення апостилем в будь-якій інстанції, уповноваженою на вчинення такої дії:
- Заява на запевнення;
- паспорт (інший документ, що посвідчує особу);
- Документ, що вимагає засвідчення;
- Підтвердження погашення державного мита відповідно до кількості документів.
Куди звернутися для проставлення апостиля?
Звернутися для апостилювання може будь-яка особа як в уповноважені органи, які описані нижче, так і посередницькі бюро. При цьому може стягуватися плата не тільки для платежу держмита, але і винагороду контори за проведення послуг. Терміни запевнення можуть зрости. Цей спосіб може бути виправданий, якщо для запевнення потрібно звернутися в різні компетентні органи, всі надані документи є типовими, термін легалізації визначений в рамках короткого періоду (до тижня) і немає достатньої кількості часу на самостійне звернення в державні служби.
Безпосередньо в Міністерстві юстиції або його територіальних структурах можна проставити апостиль на документи, завірені нотаріальними конторами.
Міністерство оборони наділена повноваженнями в області засвідчення довідок і виписок про служби та роботи у військових установах та відомствах Росії і СРСР, що видаються на території Російської Федерації.
Документи про статус освіту для підтвердження апостилем належать до відомства Федеральної служби по нагляду у сфері освіти і науки, запевнити можливо і сам освітній документ і свідоцтво про вченого ступеня і кваліфікації.
Документи, що надаються територіальними представництвами ЗАГС, можуть бути подані на апостилювання в загальний архів ЗАГС конкретного округу, або інший уповноважений орган.
Федеральне архівне агентство та його територіальні уповноважені органи наділено повноваженнями поставляти апостиль на ті папери, які надаються з архівів документів.
Виділено наявність права проставляти апостиль у Генеральної прокуратури однак точний коло наданих повноважень та списку документів підлягають винятковому праву запевнення не обмовляється. Міністерство внутрішніх справ також вказується в законодавстві як повноважний орган без оговорения сфери діяльності в плані підтвердження легітимності конкретного виду документів і довідок.
Як проставляють апостиль на переклади? У багатьох країнах розгляд документа без наявності перекладу неможливо. Якщо національний мову країни, яка надала документ не збігається з державною мовою місця подачі, то апостиль може бути проставлений як до перекладу так і після. При цьому апостиль проставляється на оригінал, а переклад може бути зроблений з раніше посвідченого документа. Порядок засвідчення та зразки краще уточнювати у тому закладі, куди буде надаватися документ. Якщо достатньо завірити сам оригінал і не завіряти його переклад, то такий спосіб називається ординарним апостилем. При необхідності завірення апостилем та оригіналу і перекладу процедура називається подвійним апостилированием.